1.2 办公行为规范的编排

在办公应用的文档中，某些文档可能需要进行张贴和宣传。为加强文档的视觉效果，在编排时有必要对文档进行适当的修饰。本例将以编排办公行为规范文档为例，介绍文档修饰的过程。

1.2.1 编辑文档格式

1．设置字符间距

为使文档的标题更加清晰醒目，可增加文章标题文字之间的距离，可使用字体格式设置中的“字符间距”进行调整，具体操作如下。

步骤1：打开“字体”对话框

选择文档中的标题文本；单击“开始”选项卡中的“字体”按钮，打开“字体”对话框，如图1-35所示。

步骤2：设置字符间距

选择“高级”选项；在“间距”下拉列表框中选择“加宽”；设置“磅值”为“6磅”，单击“确定”按钮，如图1-36所示。

2．设置文字边框

要为标题文字添加文字边框，具体操作如下。

选择标题文字；单击“字符边框”按钮即可，如图1-37所示。

3．设置文字底纹

选择要添加底纹的标题文字；单击“开始”选项卡中的 “底纹”按钮；单击“以不同颜色突出显示文本”按钮选择底纹颜色即可，如图1-38所示。

4．添加编号格式

为了使文章内容条款更清晰，我们可以为条款内容加上编号，具体操作如下。

步骤1：执行“定义新编号格式”命令

选择添加编号的段落内容；单击“开始”选项卡中的“编号”下拉按钮；选择“定义新编号格式”命令，如图1-39所示。

步骤2：添加并设置编号

在打开的对话框中的“编号样式”下拉列表框中选择“一，二，三（简）”选项；在“编号格式”文本框中的“一”前输入文字“第”，在其后输入文字“条”，单击“确定”按钮即可完成编号定义，如图1-40所示。

1.2.2 编辑页面格式

要将文档打印张贴，通常需要对纸张格式进行设置，同时还可以在页面中加入一些修饰元素，具体操作如下。

1．设置纸张大小

Word默认使用的纸张大小是A4，而本例需要使用信纸大小的纸张进行打印。更改纸张大小的操作如下。

选择“布局”选项；单击“纸张大小”按钮；在下拉列表中选择“信纸”选项即可，如图1-41所示。

2．设置纸张方向

纸张的方向可以更改为横向，具体操作如下。

单击“布局”选项；单击“纸张方向”按钮；选择“横向”选项即可，如图1-42所示。

3．设置页边距

页边距是指纸张内容与纸张边沿之间的空白距离，调整页边距一般是为了使页面更加美观，同时，也可以通过调整页边距使页面能够容纳更多的内容，具体操作如下。

步骤1：执行“自定义边距”命令

单击“布局”选项；单击“页边距”按钮；单击“自定义边距”按钮，如图1-43所示。

步骤2：设置页边距

在打开的“页面设置”对话框中的“页边距”组中设置上下左右4个方向的页边距值，如图1-44所示。

4．添加页面背景

为了使页面更加美观，还可以为文档页面添加背景进行修饰，具体操作如下。

步骤1：选择“填充效果”命令

单击“设计”选项；单击“页面颜色”按钮；单击“填充效果”命令，如图1-45所示。

步骤2：设置颜色效果

在“填充效果”选项卡中单击“渐变”选项；单击“颜色”中的“双色”选项；选择颜色即可，如图1-46所示。

步骤3：确定后查看效果

单击“确定”按钮，效果如图1-47所示。

5．打印预览以及打印设置

在打印文档时，可查看页面的打印效果，同时进行一些打印前的设置，具体操作如下。

步骤1：预览打印效果

单击“文件”下的“打印”选项，在窗口中预览打印出来的效果；单击“页面设置”链接，如图1-48所示。

步骤2：设置打印选项

在打开的“页面设置”对话框中选择“纸张”标签，单击“打印选项”按钮，如图1-49所示。

步骤3：设置打印的背景和图像

在“文件”下的“Word选项”对话框中选择“显示”选项；选择“打印选项”；选择“打印背景色和图像”选项后单击“确定”按钮即可，如图1-50所示。

步骤4：预览效果

预览更改后的效果如图1-51所示。