1.3 设定数据验证规范录入的数据

数据有效性验证是指让指定单元格中所输入的数据满足一定的要求，如只能输入指定范围的整数或小数、设置可选择输入序列、添加公式验证等，根据实际情况设置数据有效性后，可以防止在单元格中输入无效的数据。

1.3.1 限制只能输入指定类型数据

1．只允许输入日期

例如某些单元格区域中只允许输入当月的日期，可以按如下方法设置数据验证。

①选择需设置的单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮（见图1-43），打开“数据验证”对话框。

②在“允许”下拉列表中选择“日期”选项，在“数据”下拉列表中选择“介于”选项，然后设置“开始日期”和“结束日期”，如图1-44所示。

③单击“确定”按钮完成设置。当在单元格中输入程序无法识别为日期的数据时会弹出错误提示，如图1-45所示；当在单元格中输入不在指定区间的日期时也会弹出错误提示，如图1-46所示。

2．只允许输入小于指定数值的整数

①选择需设置的单元格区域，切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮（见图1-47），打开“数据验证”对话框。

②在“允许”下拉列表中选择“整数”选项，“数据”下拉列表中选择“小于”选项，然后设置“最大值”，如此处设置为400，如图1-48所示。

③切换到“出错警告”选项卡，在“标题”文本框中输入警告标题，如图1-49所示。

④单击“确定”按钮即可。当单元格中不是小于400的整数时，即会弹出警告提示框，如图1-50所示。

1.3.2 建立可选择输入的序列

①选中D3:D9单元格区域，在“数据”选项卡“数据工具”组中单击“数据验证”按钮（见图1-52），打开“数据验证”对话框。

②在“允许”下拉列表中选择“序列”选项。接着在“来源”文本框中输入“生产部，行政部，销售部，客服部，维修部”（注意输入数据间使用半角逗号间隔），如图1-53所示。

③单击“确定”按钮，返回工作表，单击D3单元格右侧下拉按钮，在下拉菜单中显示出可选择的序列（见图1-54），选择相应的部门名称即可。

1.3.3 用公式建立验证条件

1．禁止输入重复值

面对信息庞大的数据源表格，在录入数据时，难免出现重复输入数据的情况，这会给后期的数据整理及数据分析带来麻烦。因此对于不允许输入重复值的数据区域，可以事先设置禁止输入重复值。

①选中A3:A15单元格区域，在“数据”选项卡“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，如图1-55所示。

②打开“数据验证”对话框，单击“允许”设置框右侧下拉按钮，在下拉列表中选择“自定义”选项，如图1-56所示。

③接着在“公式”文本框中输入：=COUNTIF(A：A，A3)<=1，如图1-57所示。

④单击“确定”按钮返回工作表。在A列中输入的数据不能出现重复，一旦出现重复，则会弹出如图1-58所示的提示框。

2．禁止输入空格

对于需要后期处理的数据库表格，在输入数据时一般都要避免输入空格字符，因为正是因为这些无关字符的存在，可能导致查找时找不到，计算时出错等情况发生。通过数据验证设置则可以实现禁止空格的输入。

①选中目标数据区域，在“数据”选项卡“数据工具”组中单击“数据验证”按钮，如图1-59所示。

②打开“数据验证”对话框，在“允许”下拉列表中选择“自定义”选项，然后在“公式”文本框中输入公式：=ISERROR(FIND(" "，A2))，如图1-60所示。

③单击“确定”按钮返回工作表，当在A列中输入姓名时，只要输入了空格则会弹出警示并阻止输入，如图1-61所示。

1.3.4 设置鼠标指向时显示输入提示

①选中想要设置的单元格区域（可以一次性选中不连续的单元格区域），切换到“数据”选项卡，在“数据工具”组中单击“数据验证”按钮（见图1-63），打开“数据验证”对话框。

②单击“输入信息”选项卡，在“标题”和“输入信息”文本框中输入要提示的信息，如图1-64所示。

③单击“确定”按钮返回工作表，此时当鼠标指针指向设置了数据验证的单元格时，系统会显示所设置的提示信息，如图1-65所示。