1.1　不规范表格结构的重新搭建

所谓不规范表格结构，就是表格结构不满足数据库要求，比如二维表格，带合并单元格的多行标题，不同类型的数据保存在了同一列，等等。下面我们结合实际工作中经常遇到的几个问题，介绍表格结构重新搭建的实用技能和技巧。

1.1.1　把多行标题的数据区域转换为数据清单

具有合并单元格的多行标题的数据表格，是很多人喜欢设计的一种表格结构，实际上，这样的表格是报告的结构，而不是标准数据库的结构，所以无法使用透视表来汇总分析数据。

案例1-1

图1-1是一个具有合并单元格的多行标题的数据表格，这个表格在分析数据方面非常不方便，除非使用函数做固定格式的分析报告。如果想使用透视表来进行各角度、多维度的分析，则需要把这个表格转换成图如1-2所示的数据清单。

下面介绍这种类型表格的转换方法。

01　首先设计如图1-3所示的表格结构。

如果产品个数不多，可以使用手工的方法在A列和B列分别输入产品名称和月份名称。

但如果产品很多，比如有产品100个，每个产品所用月份数为12个，那么需要设计100*12=1200行数据，这样的工作量是比较大的，也是很烦琐的。我们可以使用下面的方法快速构建A列产品名称和B列月份名称数据列。

（1）先设计一个二维表格，A列是产品名称，第1行是月份名称，然后在单元格都输入数字1，如图1-4所示。

（2）按“Alt+D+P”组合键，打开“数据透视表和数据透视图向导—步骤1（共2步）”对话框，选择“多重合并计算数据区域”选项按钮，如图1-5所示。

（3）单击两次“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导—步骤2b（共3步）”对话框，选择辅助数据区域，单击“添加”按钮，如图1-6所示。

（4）单击下一步，打开“数据透视表和数据透视图向导—步骤3（共3步）”对话框，选择“新工作表”选项按钮，如图1-7所示。

（5）单击“完成”，就得到一个基本的透视表，如图1-8所示。

（6）双击透视表最右下角的单元格，也就是两个“总计”交叉单元格（此案例是数值216的单元格），就得到一个明细表，如图1-9所示。

（7）删除C列和D列，然后把A列和B列的数据复制到一个新工作表中，就得到产品名称以及月份名称列表（参阅图1-3）。

（8）最后删除无用的附表工作表。

02　在如图1-3所示的单元格C2输入下面的公式，然后往右往下复制，即得到一个规范的数据清单（参阅图1-2）：

=INDEX（'2015年销售汇总'！$B$3：$AK$20，MATCH（$A2，'2015年销售汇总'！$A$3：$A$20，0），MATCH（$B2，'2015年销售汇总'！$B$1：$AK$1，0）+COLUMN（A1）-1）

1.1.2　将二维表格转换为数据清单

所谓二维表格，就是表格只有一行标题和一列标题，这样结构的表格实际上是简单的汇总表结构，但是很多人把它当成了基础表格。反过来，如果手头是这样的表格，现在要使用透视表进行各个角度的多维度分析，又该如何把这个二维表格还原成数据清单呢？

案例1-2

有人可能要问了：干吗辛辛苦苦地把这样的二维表进行转换啊？这样不是挺好的吗？

比如下面图1-10所示的二维表，是各个部门各项费用的汇总表，很直观也很清楚。但是，如果要分析各个部门的各项费用的占比，或者某项费用的各个部门的占比，是不是要设计表格，创建计算公式，很不方便？比如要制作两层分类结构的报表（外层是部门，内层是费用；或者外层是费用，内层是部门），是不是觉得很难？

如果把这个表格转换成如图1-11所示的清单型表格，就可以创建透视表灵活分析数据了。图1-12就是利用透视表分析的结果（透视表+图表，更加清晰）。

下面介绍如何把二维表格转换为数据清单。主要步骤如下。

01　按“Alt+D+P”组合键，打开“数据透视表和数据透视图向导—步骤1（共3步）”对话框，选择“多重合并计算数据区域”选项按钮，如图1-13所示。

02　单击两次“下一步”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导——步骤2b（共3步）”对话框，选择辅助数据区域，单击“添加”按钮，如图1-14所示。

03　单击下一步，打开“数据透视表和数据透视图向导—步骤3（共3步）”对话框，选择“新建工作表”选项按钮（参阅图1-7）。

04　单击“完成”，就得到一个基本的透视表，如图1-15所示。

05　双击透视表最右下角的单元格，也就是两个“总计”交叉单元格（此案例是数值840097单元格，也就是单元格K14），就得到一个明细表，如图1-16所示。

06　在表格的“设计”选项卡中，从“表格样式”中单击“清除”按钮，清除表格格式，如图1-17所示；并在“工具”中单击“转换为区域”，如图1-18所示。这样就把得到的表格转换为普通数据区域。

07　最后修改表格标题，得到需要的数据清单。

1.1.3　将多列文字描述转换为一个列表清单

有时候，我们也会遇到这样的表格：有很多列，每列是一个部门下员工姓名列表，现在要做成一个员工名单清单，以便于输入其他数据，并进行分析。

案例1-3

图1-19就是这样的一个表格，现在要求转换为右侧所示的名单清单。主要步骤如下。

01　首先在原始数据区域左侧插入一个辅助列，输入标题和任意的数据，如图1-20所示。

02　按“Alt+D+P”组合键，制作包含辅助列在内的数据区域的多重合并计算数据区域透视表，详细步骤前面两个例子都有介绍，此处不再赘述。就得到基本的数据透视表，如图1-21所示。

03　双击透视表最右下角的两个“总计”交叉单元格，就得到一个明细表，如图1-22所示。

04　删除A列和D列，把表格样式清除，并把表格转换为区域，修改标题。

05　注意此时的姓名列有空格，然后再选择B列，删除B列所有空单元格的行，最后就得到需要的结果。

如何批量删除空单元格所在的行，我们将在后面相关的例子中进行介绍。