时间强盗

你是否注意到最重要的事通常都会被次要的事排挤？每个人每件事似乎一直都在与我们作对，阻止我们实现梦想。未知的事通常吸引我们的注意力，使我们迷茫并在重要的事上分心，这些事控制了我们，我们的效能和自尊就会下降。因为这些事使我们偏离自己想做的，而且代价惨重。

你知道机会成本吗？假设我给你面值为100的1万美元，并要求你在午夜前花掉它。午夜时，我会到你家门口要回你没花完的钱。你会把钱留到午夜？当然不会。之前是随便你怎么花，现在我要求你把钱花在衣服上。你决定不把钱花在其他什么上。所以衣服的机会成本就是那些你本来要花钱买而没买的东西。

时间就像金钱。当你决定花一小时看电视时，你同时决定不花这时间去做其他事情。

如果某人成功进入你的账户并偷走了钱，你会恼怒。然而，类似的罪犯溜进他们的生活偷走时间，他们眼都不会眨一下。

下面的“时间强盗”名单虽然不够详尽，但是可能会帮助你阻止那些可能偷走你最宝贵时间的因素。我特意将它们分成了两组。第一组源自你的工作环境，第二组通常源自自身。

不是所有的因素都是可以避免的，比如无法控制的会议和缺少授权。它们在我们毫无知觉的情况下，便溜进我们的生活并偷走时间。时间突然流逝，我们却不知道花在什么上了。我们会说这些“时间强盗”的机会成本非常之高，尤其在事件控制、个人效能和自尊方面。

当你读以上清单时，找出给你最大麻烦的“时间强盗”。把它们分十个等级排列出来，仔细思考何如消灭这十大“扒手”。

你可能想知道你和其他人的清单有何不同，我让每个学员都列出他们最大的“时间强盗”。这些学员来自不同的阶层，不同的行业。最普遍的五项是：

1. 干扰。

2. 拖沓。

3. 改变优先级。

4. 缺乏计划。

5. 等待答复。

这五个中的三个属于外因，两个属于内因。糟糕的是这五个因素是我们多数人的习惯行为。除非你能找出重要的原因并制订一个消灭它们的计划，否则，今后这些“强盗”会以同样的方式一如既往地浪费我们的时间。谨记这些，我会给你一些消除它们的建议。

干扰

意外来访或者电话犹如一把切肉刀插入优先任务。当被干扰时，我们内心会反抗它占据我们的时间。

当被问及应对干扰的方法时，多数人会列出一个长长的单子，包括逃避、无视、减少干扰时间。他们认为应对干扰如同躲避某人一样。虽然一些干扰是不必的、不当的甚至恼人的，但其他的干扰也是有必要的。对我们多数人来说，如果我们连续两天没有一个干扰，我们就不会有工作。真正的问题是：“我们如何区分优先的干扰和次要的干扰？”干扰大致分为以下三类：

1. 不必要的干扰包括突然到访和意外电话。他们错误地认为你关心、需要这些信息，或者对某事负有责任。如果以上三条都不正确，那么这不必要的干扰就是浪费时间。要避免这种干扰或者尽快结束。

2. 必要的干扰是那些你关心、需要这些信息并且你对某事确实有责任。必要的干扰有其自身的价值，你应该立刻处理它，除非时间不合适。

3. 不合时宜的干扰是必要的，只是它出现在不方便、不合适的时间。你应该把它们规划到一个更合适的时间。

快速判断干扰类型的有效工具是“开门见山的问题”。这些问题仅仅是为了弄清干扰的要点：“卡罗尔，很高兴见到你，我能怎样帮你”“什么风把您吹来了”“我能为你做些什么”等。

当一个人打扰你，他们绝不会直接告诉你打扰的类型，所以你需要开门见山地问。本质上说，你是变被动为主动，成为“打扰”的人。其中隐藏的意思是快速地证明他们的打扰。他们会回答你他们的需求或者问题，你可以立刻估计必要的优先级和时间去回应他们并做出相应的举动。让我详细说明一下。

珍妮特坐在办公桌前忙着今天下午需要完成的紧迫且重要的工作。突然电话响了。她接了电话，另一端是其他部门的同事。

“珍妮特，我是汤姆。你感觉怎么样？”

“很好，汤姆。我能为你做点什么？”

“上周午餐时，你说想讨论一下我们部门间协调活动的方案。我现在刚好有一个小时的时间，我想我们刚好能碰面。”

“汤姆，我们的确需要碰面，但我现在正忙着完成快到期的工作。我们能约明天下午2点吗？”

“我明天下午2点有空，那我们明天到时见。”

“好的，到时见。”

这段对话以我们常见的方式开始。珍妮特的问题让汤姆直接进入主题，那时便能判断干扰的类型（不合时宜）和做出相应的回答（重新计划）。

对于那些经常交流的人，可以通过设计“一问一答”的对话来避免干扰。这样做，你便可以阻止来自他们的干扰，除非这事紧急重要。

当然，并不是所有的干扰都是不好的。有时干扰比你正在做的事还要重要，有时机遇在毫无征兆的情况下来敲门，也许会不合时宜。如果你知道如何应对干扰，相应地正视它们，你便会很好地抓住机遇并为你所用。

拖沓

干扰是“外因”时间强盗最常见的形式，拖沓是“内因”时间强盗最常见的（多数人公认的）形式。对一些人而言，拖沓很常见，“今天事明天做”；对另一些人而言，拖沓犹如唠叨的岳母，每周末都来却不停止。

在富兰克林咨询有限公司，我们将拖沓分为两种基本的类型：

清晰型——这类人头脑清醒，知道自己的所作所为。

模糊型——这类人完全不知自己的行为。

清晰型拖沓最容易识别并找出对策。模糊型拖沓稍显困难，我们必须先弄清我们的行为。另外，拖沓的机会成本高。“推迟它”可能比其他相关的时间管理问题更让人痛心。机遇同样敲响了拖沓者的门，只不过无人应答。

我们为什么要拖沓？换句话说，我们为什么通常让至关重要的事排在无关紧要的事之后？可能最普遍的原因是某项特定的重任让人不愉快。一些人很讨厌平衡收入支出以及安排充实的生活，例如，填写每月清单、缴税、结识新朋友、发言讲话、答复邮件、倒垃圾、看牙医、做锻炼等。高效、成功、健康通常需要我们离开“舒适区”。对于不愉快的任务，我们通常会推迟。但是，如果我们推迟它们，让事件控制我们，我们的效率会降低，从而自尊心也降低。避免这种降低趋势的唯一途径是控制我们生活中的事件，即便它们有些令人不愉快。

以下是一些克服拖沓的建议：

◎ 设立最后期限，这会带来本没有的紧迫感。

◎ 先做最不愉快的事，这样做你便会期待更舒适的任务并每日获得成就感。

◎ 将任务游戏化，有效地将无味的任务变得有趣。

◎ 设立奖励，刺激你快速完成任务。

我们拖沓的另一个原因是我们看起来不能胜任一些任务。虽然我们通常喜欢花费时间接受有趣的任务，但是我们如果听取亨利·福特的建议“世上并没有什么难事，只要我们将其细化”，我们便能更好地胜任艰难的任务。

其他重要任务拖沓的原因：过度劳累、缺少信息、目标模糊、畏惧失败、缺少时间、总体混乱，或者因为冷漠，毫不关心事情是否完成。如果我们能明白拖沓的原因，便能更好地对症下药。无视这些原因，拖沓便成为致命的时间强盗。克服拖沓的最佳方法是对拖沓之事产生紧迫感。

改变优先级

与其他时间强盗相比，改变优先级能给工作场所制造更多的混乱。在这样的地方工作，更像置身于“每周危机俱乐部”。改变优先级通常发生在工作流程非常快的地方。努力去快速应对问题和机遇，管理人员把工作的中心在“前线”和“后方”之间来回转换。只要转换和开始是有意义有目的的，对一些人而言，就会非常兴奋。如果看不到目的，人们便会感觉被呼来唤去。尤其是当人们没能解决本周危机便陷入了一个新的危机时，就会出现这种情况。

改变优先级的影响在科学实验中得到了验证。科学家进行了这样的研究。实验中，老鼠适应了特定的噪声、气味和程序，老鼠会产生食欲。一旦老鼠了解到程序开始，无论什么时候，它们都能得到食物。这是健康快乐的老鼠的实验结果。一旦老鼠达到快乐的状态，科学家便开始改变规则（改变优先权）。现在，老鼠意识到遵循平常的程序不能得到期望的结果。当它们了解新的程序，规则会再次改变，老鼠们不得不重新适应。经历几次这样的改变，老鼠之间开始急躁不安，互相讨厌。接着，它们极度沮丧，坐着什么也不做，甚至死去。

我们不是老鼠，我们的工作环境也没有被极端地操控。然而，这里有一些有趣的相似之处。如果你非常沮丧，但是我却建议你咨询你的经理。你在这儿所追寻的是理解和怎样最好地适应环境和高效。选择真的很简单！你可以溜走（请假、换工作、坐着发呆甚至死亡）或者跟随（学会识时务并享受）。回想我们讨论的控制连续——完全控制、完全失控、介于两者之间。在改变优先级的工作场所中，你可能不能控制什么，最有效的回应是顺应或者适应。

缺乏计划

俗语说：“如果你疏于计划，那么你计划失败。”缺乏计划很明显是属于时间强盗的内因，显而易见的解决方法是——周密计划。然而，缺乏计划的征兆源自你的工作环境和不了解控制重要计划的好处。

例如，有一份压力无限的工作，每项任务都要求你事必躬亲，你便可能有这样的态度——“从哪一项开始会有所不同？”而且，如果出于种种原因，工作环境高度复杂，那么制订计划反而会适得其反。我们通常会觉得：“不值得做计划，我做好本职工作即可。”

如果你真的想练习一些控制方法和体验内心平静，以上情形不会让你有满足感，事实上，这种无计划的行为也是站不住脚的。这就是为什么我在课堂上花大量时间并在本书中重点探讨计划和计划次序的过程、计划和实施计划的原则重要性。如果缺乏计划是你主要的时间强盗，我强烈建议你特别关注本书中的自然法则4和5。

等待答复

“好东西属于那些耐心等待的人。”对我而言却不是，我讨厌等待。然而，等待答复是常见的时间强盗——每个人或多或少一直经历着它，它属于外因——意味着你缺少控制方法。所以，适应或者顺应是必要的回应。

然而，在等待别人给予答复方面，我发现我们可以控制得更多，但是我们却没有。如果我的任务至关重要，我需要不计代价地打破常规去得到我所需的答案。以下是我行之有效的方法：

1. 主动给你期望的人打电话，并且解释你的当务之急和问题。向你能寻求帮助的人或地方求助。

2. 遵循最重要的，在每个关键点强调需求和渴望的结果。思考你能做些什么来改善处境。

3. 如果涉及超过你自身管理水平的事，向你的经理寻求帮助。优先解决这个问题，直到问题被解决或者你陷入无法避免的困境。

4. 当可以得到答复、信息时，确保人们能第一时间联系到你。

如果你发现无能为力时，那么将精力移向下一个最重要的问题或者任务，下一个顺其自然也会变得很重要。

已经详尽阐述了五个主要的时间强盗，那么请允许我对其他的时间强盗做简单的说明。这些问题是全世界主管们的通病。

首先，我们讨论第一组，强加于我们的时间强盗：

工作内容模糊：在这种情况下，我们不知道我们被期望做些什么，就像在高速路上减速进入雾区。你为什么减速慢行？因为你看不到。当雾慢慢散去，视野清晰，你便会加速。唯一改变的是什么？清晰度。工作中，如果你不明白你的处境和方向，你的效率便会降低。定义你的工作是谁的责任？如果你自己不能，那么你需要坐下来和你的主管谈一谈，弄清你的责任。直到你完成这些，否则大量的时间会被浪费。

不必要的会议：在美国，每天大约举行1100万次会议，大多数会议太长而且没必要。我们如何解决这个问题？如果你召集会议，你需要明确会议的目的，制定会议议程，确保合适的人出席会议。如果有人不必出席会议，那么让他们去做更有效的事。如果你受邀参加某人的会议，你应该询问你自己出席的目的和必要性，也许你不必参加该会议。

工作量大：另一种说法是超负荷。你知道普林索尔载重线吗？1880年，英国的萨缪尔·普林索尔解决了超重船只在深海里沉没的问题，他在议会提出议案，要求在英国船只的船舷上画上一条线。当载重船只下水并触及这条线时，该船只不再允许装载更多的货物。这条线就是众所周知的普林索尔载重线。人类也有普林索尔载重线，虽然它是无形的，但它的确存在。有时我们只能说：“不要惹麻烦。”有时我们不得不说不。如果你恰当地计划每一天，你就必须学会拒绝。为了给紧迫的任务留出适宜的时间，一些任务会被重新设计，另一些会被重新评估。对一些没意义的任务，要学会说不。

缺乏交流：当我们沟通不好时，我们失去了数不清的小时、日、周甚至是年。通常，我们回忆时会觉得记忆犹新。如果你清楚地知道所期待的，你便可以和参与并帮助完成任务的人进行沟通，这样会节约大量的时间。如果你不能准确地向他人传达所期待的，那么大量时间将会被浪费。

设备问题：我能有什么办法？谁曾经等过坏了的电脑？这存在两个问题：（1）预防性保养维修，确保电脑不会坏掉。（2）建立一套标准的维修程序维修问题设备或者快速有效地拥有后备设备，以便时间不因为设备问题而损耗。因为设备问题会使每年损失数百万美元。

无组织的领导：一个有组织的员工为一个无组织的主管工作是让人极其郁闷的，沟通再次成为此类问题的关键。确保你的主管理解你在做什么，对你的工作效率的期望达成一致，时间也达成一致。随着时间推移，你的领导也会潜移默化地变得有条理。

繁文缛节：随着越来越多的公司和政府机构的出现，繁文缛节的问题成了一个真正的问题。我们该如何应对？（1）认清它存在的事实。（2）主动积极，不让繁文缛节挡道。如果你发现有繁文缛节，那么就应该计划解决它。我们总有办法解决繁文缛节的问题。

事务优先级冲突：当主管和员工之间未能就所给任务的优先级达成一致，将会出现大麻烦。明确达成一致的优先级，并试图努力去明确我们即将遇到的优先级。

公司士气低：此类情况源自个人或集体的缺乏自尊，不明确期望和义务、不守承诺。有很多这样的案例。解决方案是确保每个人每日都有成功感。集体需要它。集体中的个体需要它。怎样做？做你所必须做的来提高生产效率。看看每一天出现的成功。

未训练的员工：如果你是老板，培训那些你觉得需要培训的员工，去做。

同事以及员工需求：这又是一个需要提高拒绝能力的时间强盗。如果你合适地计划了你的一天，当你完成计划时，你会感觉相当舒心。当大量的需求来自同事和员工时，你需要让他们知道他们的要求不合时宜。如果这成了一个危机，那么某一天，你可以做一个决定统一去拒绝所有你选择的问题。如果你计划恰当，这种事情便很少发生。

缺少授权：对所有经理和主管而言，这是令人沮丧的问题。这个问题通常又回到缺乏沟通。当你收到一项任务，确保你有清晰的思路，确保你的主管理解你完成任务所需要的授权。为了开始一项任务，你认为你有足够的授权去完成，随后发现实际上没有，那么这是极其令人沮丧和痛苦的。所以要事先达成一致，确保你的授权没有问题。

各办公室间交流：人们在办公室间走动、参观、闲聊，这是一片其乐融融的景象。回头看看我们所讨论的问题，貌似对工作没什么用处，所以最好不要让这种事情发生。

他人之错：这事常发生。我们不得不与他人一起工作，忍受他人的错误。坚持将错误以肯定、建设性的方式公开地讨论。随着时间推移，错误会被慢慢改正。

重订最后期限：取决于你在机构中的位置，关于这点也许你不能做太多。如果没有最后期限，你完全可以灵活一点。如果有，请明确指出。

现在，我们将给出一些有关内因时间强盗的看法：

事必躬亲：当你乘坐满载的汽车，你最希望谁来开车？如果你跟大多数人一样，那么答案是你自己。为什么？因为在你看来，没有人比你开得更好更安全了。这种态度影响我们所做的一切。“我必须自己做，否则事情会事倍功半。”实际上，如果你放手让别人去做，你将轻松许多，而且别人也许跟你做得一样好，甚至会更好。

态度差：态度差是致命的，它会降低你的效率。我们怎样改变自己的态度呢？依我之见，沟通是关键。通常人们不知道他们自己的态度差。如果你自身态度差，我希望你身边的人们可以鼓起勇气让你知道你是问题的一部分，而不是解决方法的一部分。本书第二部分，我将更多地讨论如何获得关于自己的信念，它们如何影响着我们的行为以及如何改变这些信念和态度。

个人无秩序：如果你做一件事花别人两倍的时间，这是给你的一个暗示。整本书都在讲提高规划能力，这是日常计划的关键所在：弄清事情本身，整理程序，遵循你的计划。

缺乏注意力：每个人都有或多或少的注意力不集中问题。在第五章中，我将描述一种时间管理工具，它会让事情很难偷偷溜走。不要依赖你的记忆力去记一件事、一个时间或者一个约定。只要把它写下来，建立无瑕疵的后续跟进，这个问题便会解决。

不会聆听：有许多关于聆听技巧的图书，一两句话来解决这个问题是很荒诞的。然而，确保提升聆听能力会加速沟通和理解，同时节约大量时间。

犹豫不决：让你犹豫不决的原因，通常是你对要努力解决的问题和任务没有掌握足够的信息。有时犹豫不决是因为：做决定是冒险的，并且我们不喜欢失败。尽可能收集你能得到的信息，权衡相关的优劣点，尽可能做出最好的决定。高效的人知道偶尔的错误强于犹豫不决。

社交：我曾经收到过加利福尼亚州一位主管的来信，信中说他发现他每周有9小时的工作时间用于社交。9小时也是一天的工作时长。我不是说所有的社交都是无益的，因为通常有用的信息都是通过社交传播。不过，每周可能有数小时的工作时间却是浪费在低效的社交上了。

疲劳：在我在做销售管理时，我告诉我的销售人员他们的身体状况直接影响他们的销售额。他们中大多数人不相信。身体好、睡眠充足、饮食规律的确会有很大的魔力。因为疲劳会使效率降低。

缺乏自律：我的一位同事在他的桌子上贴了一张小名牌：做，做好，马上做。我们需要每天的成功感。当我们完成每天的任务时，我们的自我价值便会提高。当我们不能完成每天的任务时，我们的自尊会降低，同时还会影响到生活的其他方面。因此，我们要努力去完成每天的任务。

不及时完成任务：这通常是由于不能识别优先任务的价值造成的，是需要解决的时间强盗。如果你适当地使用本书的概念和方法，这不会是一个问题。富兰克林日程规划的时间管理工具是很棒的，它确保任务不会被遗漏。同时，它也会帮助你授权，确保为你工作的人不会让未完成的任务遗留。

文件排序：将文件排序就像将任务排序一样，可以将其分为极其重要的、重要的和琐碎的。我在办公桌旁边书柜的三个不同抽屉里放了A、B、C三种文件。告诉你的员工按照你的指示存放文件，一个好的秘书能够用心做这些事。优先处理A类事情。如果你有时间，再处理B类和C类。通常你会发现C类抽屉是空的。

户外活动：在假期，可能每个人都有兴趣进行户外活动。除了兴趣和爱好，这也是很好的机会让我们居住的社区、州和国家变得更好。然而，我们必须确保这些活动不会消耗我们的思想和产出时间，不会损害我们的工作（当然，如果你已经退休或者你不工作也有足够的金钱，那么你可以花大量的时间在户外活动上）。花更多时间在适宜的活动上的方法是将每天的任务和事件进行排序。我一天能完成这些最重要的事件和任务吗？

杂乱的工作场所：我们每个人都有自己对办公桌或工作场所清洁的看法，从某种程度上说，这取决于个人的喜好，但是如果不能及时处理文件和信息，我们的效率会降低。我的朋友迪克·温伍德建议将最重要和常用的文件放在身边，其他的则放得远一点。将这个想法和文件排序结合到一起。将办公桌上和抽屉里的无组织的文件整理出来放到你前面的办公桌上。当你整理这些文件时，将其分为A（极其重要）、B（重要）、C（一般）、D（无价值）。把A、B、C三类文件放到之前分好的类别里，把D类直接丢进垃圾桶。把C类放到抽屉或者书柜的底端抽屉，把B类标为“重要”放到容易拿到的位置，把A类文件标为“极其重要”放到经常打开、最为方便的位置。小提示：不要把装文件的袋子放在桌子上，不然你会试图一直关注它。你应该把它放到新文件容易加进去的文件柜里，同时它不会分散你的注意力。谨记，如果你想将办公室的东西摆放得井然有序，你需要花一些心思。

个人目标不明确：在本书关于该模块的介绍中，你将学习如何建立个人效能金字塔。只有你花时间构建你的效能金字塔，你才知道你的方向，你为什么和怎样实现你的目标。确保你理解了本书中的概念，构建你自己的效能金字塔，你会看到它所蕴含的能量。

完美主义：“完美主义疾病”可以抹杀效率。我们想尽善尽美，然而往往会感到无所适从。如果你有工作，那么就开始尽最大的努力去做吧。接着再去做下一个。

思虑过多：白日做梦是无可厚非的时间杀手。当我们白日做梦时，我们缺少专注。当我们不能计划好每一天，对我们将经历的时间感觉糟糕时，我们便会坐下来做白日梦。白日做梦没有一点儿好处，除非你有精密的计划腾出半小时或者一小时把脚放在桌子上思考。

过多尝试：这是英雄时刻，我们陷入困境，认为我们能做的比我们实际上能做的多。为了避免这种情况，我们必须做好计划，制订固定的月计划、周计划、日计划。如果你建立了合适的效能金字塔，恰当地将所有的事进行排序，你会发现你对你一天所能完成的任务的看法会更加现实。

本书所描述的多数自然法则、概念和方法会帮助你消除或者控制这些时间强盗。希望我描述的这些，能让你感到你可以控制更多的时间强盗，超过你自身认为的。