1.1 面试通知

公司已发布招聘信息，并收集了应聘者的简历，接下来以邮件形式通知部分应聘者来公司面试。Word 2016的基本操作是面试的主要内容之一。

1.1.1 新建文档

用户可以使用Word 2016方便快捷地新建多种类型的文档，如空白文档、基于模板的文档等。

1. 新建空白文档

如果Word 2016还没有启动，可通过下面介绍的方法新建空白文档。

使用【开始】程序

01 单击【开始】按钮，从弹出的下拉列表中选择【所有程序】【Word 2016】，启动Word 2016。

02 在Word开始界面，单击【空白文档】选项，即可创建一个名为“文档1”的空白文档。

如果Word 2016已经启动，可通过以下3种方法新建空白文档。

使用按钮

在Word 2016主界面中单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在列表框中选择【空白文档】选项。

使用组合键

在Word 2016中，按【Ctrl】+【N】组合键即可创建一个新的空白文档。

使用【新建】按钮

01 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【新建】选项。

02 此时【新建】按钮就添加到了【快速访问工具栏】中，单击该按钮即可新建一个空白文档。

2. 新建联机模板

除了Office 2016软件自带的模板之外，微软公司还提供了很多精美的专业联机模板。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【新建】选项，系统会打开【新建】界面，在【搜索联机模板】搜索框中输入想要搜索的模板类型，例如“简历”，单击【开始搜索】按钮。

02 在【搜索联机模板】搜索框下方会显示搜索结果，从中选择一种合适的简历选项。

03 在弹出的【简历】预览界面中单击【创建】按钮。

04 系统自动进入下载界面，显示“正在下载您的模板”。

提示

联机模板的下载需要连接网络，否则无法显示信息和下载。

05 下载完毕，模板如图所示。

1.1.2 保存文档

在编辑文档的过程，可能会出现断电、死机或系统自动关闭等情况，造成信息数据丢失。为了避免不必要的损失，用户应该及时保存文档。

1. 保存新建的文档

新建文档以后，用户可以将其保存起来。保存新建文档的具体步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【保存】选项。

02 此时若是第一次保存文档，系统会打开【另存为】界面，在此界面中选择【这台电脑】选项，然后单击下方的【浏览】按钮。

03 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项。

04 单击按钮，即可保存新建的Word文档。

2. 保存已有的文档

用户对已经保存过的文档进行编辑之后，可以使用以下几种方法保存。

方法1：单击【快速访问工具栏】中的【保存】按钮。

方法2：单击按钮，从弹出的界面中选择【保存】选项。

方法3：按【Ctrl】+【S】组合键。

3. 将文档另存为

用户对已有文档进行编辑后，可以另存为同类型文档或其他类型的文件。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项。

02 弹出【另存为】界面，在此界面中选择【这台电脑】选项，然后单击下方的【浏览】按钮。

03 弹出【另存为】对话框，在左侧的列表框中选择保存位置，在【文件名】文本框中输入文件名，在【保存类型】下拉列表中选择【Word文档】选项，单击按钮即可。

4. 设置自动保存

使用Word的自动保存功能，可以在断电或死机的情况下最大限度地减少损失。设置自动保存的具体步骤如下。

01 在Word文档窗口中，单击按钮，从弹出的界面中选择【选项】选项。

02 弹出【Word选项】对话框，切换到【保存】选项卡，在【保存文档】组合框中的【将文件保存为此格式】下拉列表中选择文件的保存类型，这里选择【Word文档（*.docx）】选项，然后选中【保存自动恢复信息时间间隔】复选框，并在其右侧的微调框中设置文档自动保存的时间间隔，这里将时间间隔值设置为“8分钟”。设置完毕，单击按钮即可。

提示

建议设置的时间间隔不要太短，如果设置的间隔太短，Word频繁地执行保存操作，容易死机，影响工作。

1.1.3 编辑文档

编辑文档是Word文字处理软件最主要的功能之一，接下来介绍如何在Word文档中编辑中文、英文、数字以及日期等对象。

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1. 输入中文

新建一个Word空白文档后，用户就可以在文档中输入中文了。具体的操作步骤如下。

01 打开本实例的原始文件“面试通知.docx”，然后切换到任意一种汉字输入法。

02 单击文档编辑区，在光标闪烁处输入文本内容，例如“面试通知”，然后按下【Enter】键将光标移至下一行行首。

03 再输入面试通知的主要内容。

2. 输入数字

在编辑文档的过程中，如果用户需要用到数字内容，只需按键盘上的数字键直接输入即可。输入数字的具体步骤如下。

01 分别将光标定位在文本“于”和“月”之间，按键盘上的数字键“5”，再将光标定位在“月”和“日”之间，依次按数字键“1”和“2”，即可分别输入数字“5”和“12”。

02 使用同样的方法输入其他数字即可。

3. 输入日期和时间

用户在编辑文档时，往往需要输入日期或时间。如果用户要使用当前的日期或时间，则可使用Word自带的插入日期和时间功能。输入日期和时间的具体步骤如下。

01 将光标定位在文档的最后一行行首，然后切换到【插入】选项卡，在【文本】组中单击【时间和日期】按钮。

02 弹出【日期和时间】对话框，在【可用格式】列表框中选择一种日期格式，例如选择【二○一五年十月十七日】选项。

03 单击按钮，此时，输入的日期就按选择格式插入到了Word文档中。

04 用户还可以使用快捷键输入当前日期和时间。按【Alt】+【Shift】+【D】组合键，即可输入当前的系统日期；按【Alt】+【Shift】+【T】组合键，即可输入当前的系统时间。

提示

文档录入完成后，如果不希望其中某些日期和时间随系统的改变而改变，则可选中相应的日期和时间，然后按【Ctrl】+【Shift】+【F9】组合键切断域的链接即可。

4. 输入英文

在编辑文档的过程中，用户如果想要输入英文文本，需先将输入法切换到英文状态，然后进行输入。输入英文文本的具体步骤如下。

01 按【Shift】键将输入法切换到英文状态下，将光标定位在文本“三楼”前，然后输入小写英文文本“top”。

02 如果要更改英文的大小写，需先选择英文文字，如“top”，然后切换到【开始】选项卡，在【字体】组中单击【更改大小写】按钮，从弹出的下拉列表中选择【全部大写】选项。

03 可以看到，在保持“TOP”的选中状态下，按【Shift+F3】键，“TOP”变成了“top”；再次按【Shift+F3】键，“top”则变成了“TOP”。

提示

用户也可以使用快捷键改变英文输入的大小写，方法是：在键盘上按【Caps Lock】键（大写锁定键），然后按字母键，即可输入大写字母；再次按【Caps Lock】键，即可关闭大写。英文输入法中，按【Shift】+字母键也可以输入大写字母。

1.1.4 文档的基本操作

文档的基本操作一般包括选择、复制、粘贴、剪切、删除以及查找和替换文本等内容，接下来分别进行介绍。

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1. 选择文本

对Word文档中的文本进行编辑之前，首先应选择要编辑的文本。下面介绍几种使用鼠标和键盘选择文本的方法。

使用鼠标选择文本

用户可以使用鼠标选取单个字词、连续文本、分散文本、矩形文本、段落文本以及整个文档等。

①选择单个字词

用户只需将光标定位在需要选择的字词的开始位置，然后单击鼠标左键不放拖曳至需要选择的字词的结束位置，释放鼠标左键即可。另外，在词语中的任何位置双击也可以选择该词语。例如，双击选择词语“身份证”，此时被选择的文本会呈深灰色显示。

②选择连续文本

01 用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后按住鼠标左键不放拖曳至需要选择的文本的结束位置，释放鼠标左键即可。

02 如果要选择超长文本，用户只需将光标定位在需要选择的文本的开始位置，然后用滚动条代替光标向下移动文档，直到看到想要选择部分的结束处，按【Shift】键，然后单击要选择文本的结束处，这样从开始到结束处的这段文本内容就会全部被选中。

③选择段落文本

在要选择的段落中的任意位置中三击鼠标左键，即可选择整个段落文本。

④选择矩形文本

按键盘上的【Alt】键，同时在文本中拖动鼠标即可选择矩形文本。

⑤选择分散文本

在Word文档中，首先使用拖动鼠标的方法选择一个文本，然后按【Ctrl】键，依次选择其他文本，就可以选择任意数量的分散文本了。

使用组合键选择文本

除了使用鼠标选择文本外，用户还可以使用键盘上的组合键选择文本。在使用组合键选择文本前，用户应根据需要将光标定位在适当的位置，然后再按相应的组合键选择文本。

Word 2016提供了一整套利用键盘选择文本的方法，主要是通过【Shift】、【Ctrl】和方向键来实现的，操作方法如下表所示。

使用选中栏选择文本

所谓选中栏就是Word文档左侧的空白区域。当鼠标指针移至该空白区域时，指针便会呈形状显示。

①选择行

将鼠标指针移至要选中行左侧的选中栏中，然后单击鼠标左键即可选择该行文本。

②选择段落

将鼠标指针移至要选中段落左侧的选中栏中，然后双击鼠标即可选择整段文本。

③选择整篇文档

将鼠标指针移至选中栏中，然后三击鼠标左键即可选择整篇文档。

2. 复制文本

复制文本时，软件会将整个文档或文档中的一部分复制一份备份文件，并放到指定位置——剪贴板中，而所“被复制”的内容仍按原样保留在原位置。

Windows剪贴板的使用

剪贴板是Windows的一块临时存储区，用户可以在剪贴板上对文本进行复制、剪切或粘贴等操作。美中不足的是，剪贴板只能保留一份数据，每当新的数据传入，旧的数据便会被覆盖。复制文本的具体操作方法如下。

方法1：打开本实例的原始文件，选择文本“XX先生/小姐”，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【复制】菜单项。

方法2：选择文本“XX先生/小姐”，然后切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【复制】按钮。

方法3：选择文本“XX先生/小姐”，然后按组合键【Ctrl】+【C】即可。

左键拖动

将鼠标指针放在选中的文本上，按【Ctrl】键，同时按鼠标左键将其拖动到目标位置，在此过程中鼠标指针右下方出现一个“+”号。

使用【Shift】+【F2】组合键

选中文本，按【Shift】+【F2】组合键，状态栏中将出现“复制到何处？”字样，单击放置复制对象的目标位置，然后按【Enter】键即可。

3. 剪切文本

“剪切”是指用户把选中的文本放入到剪切板中，单击“粘贴”按钮后又会出现一份相同的文本，原来的文本会被系统自动删除。

常用的剪切文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

打开本实例的原始文件，选中要剪切的文本，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【剪切】菜单项即可。

使用剪贴板

选中文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【剪切】按钮即可。

使用快捷键

使用组合键【Ctrl】+【X】，也可以快速地剪切文本。

4. 粘贴文本

复制文本以后，接下来就可以进行粘贴了。用户常用的粘贴文本的方法有以下几种。

使用鼠标右键菜单

复制文本以后，用户只需在目标位置单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【粘贴选项】菜单项中任意的一个选项即可。

使用剪贴板

复制文本以后，切换到【开始】选项卡，在【剪贴板】组中单击【粘贴】按钮的下拉按钮，从弹出的下拉列表中选择【粘贴选项】选项中任意的一个粘贴按钮即可。

使用快捷键

使用【Ctrl】+【C】和【Ctrl】+【V】组合键，则可以快速地复制和粘贴文本。

5. 查找和替换文本

在编辑文档的过程中，用户有时要查找并替换某些字词。使用Word 2016强大的查找和替换功能可以节约大量的时间。

查找和替换文本的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，按【Ctrl】+【F】组合键，弹出【导航】窗格，然后在查找文本框中输入“人力资源部”，按【Enter】键，随即在导航窗格中查找到了该文本所在的位置，同时文本“人力资源部”在Word文档中以黄色底纹显示。

02 如果用户要替换相关的文本，可以按【Ctrl】+【H】组合键，弹出【查找和替换】对话框，系统自动切换到【替换】选项卡，然后在【替换为】文本框中输入“人事部”。

03 单击按钮，弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“完成2处替换”。

04 单击按钮，然后单击按钮，返回Word文档中，替换效果如下图所示。

6. 改写文本

首先用鼠标选中要替换的文本，然后输入需要的文本。此时，新输入的文本会自动替换选中的文本。

7. 删除文本

从文档中删除不需要的文本，用户可以使用快捷键删除文本，具体如下表所示。

1.1.5 文档视图

Word 2016提供了多种视图模式供用户选择，包括“页面视图”“阅读视图”“Web版式视图”“大纲视图”和“草稿”5种视图模式。

1. 页面视图

“页面视图”可以显示Word 2016文档的打印结果外观，主要包括页眉、页脚、图形对象、分栏设置、页面边距等元素，是最接近打印结果的视图模式。

2. Web版式视图

“Web版式视图”以网页的形式显示Word 2016文档，适用于发送电子邮件和创建网页。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【Web版式视图】按钮，或者单击视图功能区中的【Web版式视图】按钮，即可将文档的显示方式切换到“Web版式视图”模式，效果如下图所示。

3. 大纲视图

“大纲视图”主要用于Word 2016文档结构的设置和浏览，使用“大纲视图”可以迅速了解文档的结构和内容梗概。

01 切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【大纲视图】按钮。

02 此时，即可将文档切换到“大纲视图”模式，同时在功能区中会显示【大纲】选项卡。

03 切换到【大纲】选项卡，在【大纲工具】组中单击【显示级别】按钮右侧的下三角按钮，用户可以从弹出的下拉列表中为文档设置或修改大纲级别。设置完毕，单 击 【 关 闭 大 纲 视 图 】 按 钮，自动返回进入大纲视图前的视图状态。

4. 草稿视图

“草稿视图”取消了页面边距、分栏、页眉页脚和图片等元素，仅显示标题和正文，是最节省计算机系统硬件资源的视图方式。

切换到【视图】选项卡，在【视图】组中单击【草稿】按钮，将文档的视图方式切换到“草稿视图”下，效果如下图所示。

5. 调整视图比例

拖动滑块

用户可以根据需要，直接左右拖动【显示比例】滑块，调整文档的缩放比例。

使用按钮

还可以直接单击【缩小】按钮或【放大】按钮，调整文档的缩放比例。

1.1.6 打印文档

文档编辑完成后，用户可以进行简单的页面设置，然后进行预览。如果用户对预览效果比较满意，就可以实施打印了。

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1. 页面设置

页面设置是指文档打印前对页面元素的设置，主要包括页边距、纸张、版式和文档网格等内容。页面设置的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，切换到【布局】选项卡，单击【页面设置】组右侧的【对话框启动器】按钮。

02 弹出【页面设置】对话框，系统自动切换到【页边距】选项卡。在【页边距】组合框中的【上】、【下】、【左】、【右】微调框中调整页边距大小，在【纸张方向】组合框中选择【纵向】选项。

03 切换到【纸张】选项卡，在【纸张大小】下拉列表中选择【A4】选项，然后单击按钮即可。

2. 预览后打印

页面设置完成后，可以通过预览来浏览打印效果。预览及打印的具体步骤如下。

01 单击【自定义快速访问工具栏】按钮，从弹出的下拉列表中选择【打印预览和打印】选项。

02 此时，【打印预览和打印】按钮就添加在了【快速访问工具栏】中。单击【打印预览和打印】按钮，弹出【打印】界面，其右侧显示了预览效果。

03 用户可以根据打印需要单击相应选项并进行设置。如果用户对预览效果比较满意，就可以单击【打印】按钮进行打印了。

1.1.7 保护文档

用户可以通过设置只读文档、设置加密文档和启动强制保护等方法对文档进行保护，以防止无操作权限的人员随意打开或修改文档。

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1. 设置只读文档

只读文档是指开启的文档“只能阅读”，无法被修改。若文档为只读文档，会在文档的标题栏上显示[只读]字样。设置只读文档的方法主要有以下两种。

标记为最终状态

将文档标记为最终状态，可以让读者知晓文档是最终版本，是只读文档。

标记为最终状态的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【标记为最终状态】选项。

02 弹出提示对话框，提示用户“此文档将先被标记为终稿，然后保存”，单击按钮。

03 弹出提示对话框，提示用户“此文档已被标记为最终状态”，单击按钮即可。

04 再次启动文档，弹出提示对话框，并提示用户“作者已将此文档标记为最终版本以防止编辑。”，此时文档的标题栏上显示“只读”。如果要编辑文档，单击按钮即可。

使用常规选项

使用常规选项设置只读文档的具体步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【另存为】选项，弹出【另存为】界面，选中【这台电脑】选项，然后单击【浏览】按钮。

02 弹出【另存为】对话框，单击按钮，从弹出的下拉列表中选择【常规选项】选项。

03 弹出【常规选项】对话框，选中【建议以只读方式打开文档】复选框。

04 单击按钮，返回【另存为】对话框，然后单击按钮即可。再次启动该文档时，将弹出【Microsoft Word】提示对话框，提示用户“是否以只读方式打开？”。

05 单击按钮，启动Word文档，此时该文档处于“只读”状态。

2. 设置加密文档

在日常办公中，为了保证文档安全，用户经常会为文档设置加密。设置加密文档的具体步骤如下。

01 打开本实例的原始文件，单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【用密码进行加密】选项。

02 弹出【加密文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

03 弹出【确认密码】对话框，在【重新输入密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮。

04 再次启动该文档时会弹出【密码】对话框，在【请键入打开文件所需的密码】文本框中输入密码“123”，然后单击按钮即可打开Word文档。

3. 启动强制保护

用户还可以通过设置文档的编辑权限，启动文档的强制保护功能保护文档的内容不被修改，具体的操作步骤如下。

01 单击按钮，从弹出的界面中选择【信息】选项，然后单击【保护文档】按钮，从弹出的下拉列表中选择【限制编辑】选项。

02 在Word文档编辑区的右侧出现一个【限制编辑】窗格，在【编辑限制】组合框中选中【仅允许在文档中进行此类型的编辑】复选框，然后在其下方的下拉列表中选择【不允许任何更改(只读)】选项。

03 单击按钮，弹出【启动强制保护】对话框，在【新密码】和【确认新密码】文本框中都输入“123”。

04 单击按钮，返回Word文档中。此时，文档处于保护状态。如果用户要取消强制保护，单击按钮即可。

05 弹出【取消保护文档】对话框，在【密码】文本框中输入“123”，然后单击按钮即可。